Privacyverklaring

1. Algemeen
VLM VLAAMS-BRABANT hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VLM VLAAMS-BRABANT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als VLM VLAAMS-BRABANT zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
VLM VLAAMS-BRABANT
t.a.v. Mia Van den Berghe
Kaasmarkt 28/1
1780 Wemmel
[email protected]

2. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door VLM VLAAMS-BRABANT verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van VLM VLAAMS-BRABANT (volleybalcompetitie, bekercompetitie, tornooien, vriendenwedstrijden, …);
  • Het versturen van wekelijkse nieuwsbrieven en uitnodigingen voor belangrijke vergaderingen in het kader van de VLM VLAAMS-BRABANT werking. (gerechtvaardigd belang);
  • Het aangeven van eventuele sportongevallen bij de verzekeringsmaatschappij;
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);

3. Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :
  • Identificatiegegevens van onze leden : naam, voornaam, adres, telefoonnummer(s),GSM, e-mail.
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer van onze leden.
  • Rijksregisternummer, bankrekening van onze leden.
  • Persoonlijke kenmerken: leeftijd, geboortedatum van onze leden.
  • Identificatiegegevens van onze leveranciers alsook hun telefoon- en bankrekeningnummer.

4. Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties:
  • bestuursleden van VLM VLAAMS-BRABANT ;
  • onze verantwoordelijke IT-er(s) die betrokken zijn bij de ontwikkeling van onze programma's en bijhorende databases;
  • de clubverantwoordelijken elk voor wat hun eigen leden aangaat.

5. Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen de:gegevens gebuikt worden voor:
  • controle op de identiteit bij deelname aan wedstrijden; (TEGENPARTIJ en SCHEIDSRECHTERS); <
  • het aangeven van sportongevallen. (ETHIAS);
  • ontvangen van lidgelden en andere bijdragen en het vereffenen van onze schulden (KBC).
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we noodzakelijkerwijze moeten werken (CLUBS, ETHIAS, KBC). Deze partijen zijn uit hoofde van hun activiteit reeds verplicht het nodige te doen voor de geheimhouding en de beveiliging van je persoonsgegevens. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Tevens kunnen wij persoonsgegevens alleen maar delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. De leden bij VLM VLAAMS-BRABANT aangesloten, hetzij rechtstreeks of via een club, verlenen aan het VLM-bestuur uitdrukkelijk de toelating om, voor zover dit nodig is voor de goede communicatie, persoonlijke gegevens te gebruiken op de website van de club, inclusief het gebruik van persoonlijke en/of groepsfoto's.

6. Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7. Bewaartermijn
VLM VLAAMS-BRABANT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. VLM VLAAMS-BRABANT verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar.

8. Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Alle persoonsgegevens zitten versleuteld in een htpps datasysteem ( https://vlmadmin.herokuapp.com ).
  • Alle personen die namens VLM VLAAMS-BRABANT van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Je rechten omtrent je gegevens
Ieder lid van VLM VLAAMS-BRABANT heeft recht op inzage, kopie, aanpassing of het verwijderen van de persoonsgegevens die wij van dat lid ontvangen hebben. Ook je clubverantwoordelijke heeft inzage van de gegevens. Via het hoger vermelde adres kan je ons hiervoor persoonlijk contacteren om je persoonsgegevens te wijzigen of te schrappen. Een lid waarvan de gegevens worden geschrapt kan echter niet meer deelnemen aan de door VLM VLAAMS-BRABANT georganiseerde competities. Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij (bvb aan andere club). Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

10. Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35 - 1000 Brussel
https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijziging privacyverklaring
VLM VLAAMS-BRABANT kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.

12. Goedkeuring door het bestuur VLM VLAAMS-BRABANT
Deze verklaring werd goedgekeurd door de raad van bestuur van VLM VLAAMS-BRABANT in haar vergadering van 25 mei 2018.